收集完整而準確的基礎數據，是ERP成功實施的必要條件。實施ERP并不只是購買和安裝一套軟件，在正式運行之前有很多工作要做，基礎數據的收集準備就是一項很重要的工作。
ERP系統如果沒有基礎數據的支持就成了無源之水無本之木，是無法運行的。如果支持系統運行的基礎數據是錯誤的或不完整的，那么系統運行后也只能得到錯誤結果和不完整的信息。因此，基礎數據的準備可以說直接影響到系統能否正常運行，不可輕視。
對于基礎數據的收集要求就是完整和準確，那么，究竟要準備哪些數據，又如何收集才能達到完整和準確的要求呢？根據我們實施ERP的經驗，以下提供一些參考借鑒。
一、基礎數據支持各自子系統的同時又滿足系統集成性的要求
ERP系統通常以物流、財務、制造三大體系為主，各個體系又分為若干個小的子系統，同時三大體系及其下層子系統又是一個互相集成的整體。因此我們應該根據不同子系統的功能要求和滿足系統集成性的要求來準備數據。
我們以庫存管理子系統為例來說明該系統的基礎數據準備對該子系統的支持以及對整個ERP系統的支持作用。庫存管理系統作為整個物流、制造體系的基礎，一般放在物流體系中，庫存管理中的相關基礎數據準備尤為重要，它是系統能夠良好運行的保證，也是充分發揮ERP系統功能――如運行MRP計劃、進行預測操作等的前提條件。庫存管理不僅應該確保信息準確，滿足客戶和市場的需求，還有一項重要任務是控制庫存存量，加速庫存周轉，降低庫存資金占用，從而降低庫存成本。
1、物料數據
（1）物料定義及編碼
根據ERP系統的通用定義，“物料”是為了產品出廠，需要列入計劃的一切不可缺少的物的統稱，不只是原材料或零件，還包括毛坯、在制品、半成品、成品、外購件、包裝材料，甚至還包括工程工具、勞保用品、能源等等的一切物料。
ERP系統要利用計算機的處理速度和處理容量來處理大規模的數據，因此數據必須規范化編碼，便于計算機識別和檢索。對物料進行規范化編碼是為了對物料進行高效、有序的管理，同時，有了規范化的物料編碼也便于在系統中對物料進行分類、檢索與統計，以及物料信息的交換與共享。
（2）物料數據設置
在ERP系統中，物料最主要的數據都存儲于物料主文件中，該文件集中反映了物料的各種參數、屬性及相關信息，如物料編碼、名稱、分類、計量單位、計價方式等等，因此最先要設置的是物料主文件。所有要在系統里使用的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，以便進入該文件后都可以查到。
一般的ERP系統，每一條物料數據都提供了許多關于該物料的描述參數，用戶并不一定對每個參數都要設置，只要設置那些系統運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數。進行物料數據設置時，有些字段的內容必須由用戶自己先定義后再從中進行選擇。另外一些字段的內容則可以系統提供的可選項里進行選擇。對于沒有可選值的字段內容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。
物料主文件的記錄建立后，才可以在其他數據文件里創建相應的物料數據。
2、倉庫數據
（1）倉庫設置
庫存管理經常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，企業所有庫存事務涉及到的倉庫，包括廠內外、租用和銷售網點的庫房，都應納入系統，明確定義。定義倉庫和庫位是企業定置管理的重要內容。
在設置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業企業，一般可以設置的倉庫類型有：材料庫、產品庫、半成品庫、副產品庫、廢品庫、配件庫等。倉庫數據的設置，可以根據倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設置多個倉庫。
（2）庫位設置
設置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區，即設置庫區。在ERP系統中，庫區的設置主要以物理方位進行，如東、西、南、北區，或者根據實地的劃分，按順序來分區。
庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處于不同狀態的物料。如物料質檢前后應該分開存放，就要設置兩個庫位來區分。庫位的設置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。
每個倉庫都可以設置自己的庫區和庫位。在設置庫位時，有一個實際庫位與邏輯庫位的問題。實際庫位是指在工廠倉庫中實際存在的庫位，比如一個個的貨架，可以當作庫位。邏輯庫位是系統中虛擬設置的庫位，在倉庫中并不一定有，或者庫位的編碼與實際的情況沒有一一對應，只是考慮到進行庫存管理時收發貨的方便，以及銷售分配的合理性而設置的。當然，在實施ERP時，庫位的設置最好是與實際情況相符比較合理，因為這樣使庫存管理更真實，否則庫位對于庫存管理來說將是一種“黑匣子”的操作方式。
3、庫存交易類型
庫存管理的主要內容就是對倉庫中的物料進行收發存的管理。在庫存管理中，每一筆庫存交易都會產生一個交易訂單號，便于查詢與統計。為了使以各種不同的方式出入庫的庫存交易產生的訂單序列號各不相同，設置了庫存交易類型參數，該參數能夠控制各種庫存交易產生怎樣的訂單序列號，并能根據不同的設定，對庫存交易訂單做出不同的處理。更重要的是，各種不同的庫存交易類型所關聯的會計分錄是不同的，所以系統中要給各種不同的交易類型設置相應的會計事件，這樣在進行庫存交易時所發生的財務關系，會清晰、自動地反映到財務模塊進行相應的結算，保證倉庫中實物與財務的統一，物流與資金流的同步。
在同一系統環境中，如果存在多個不同結算實體，而不同單位使用了相同的庫存交易訂單類型，也可以通過控制其所用的序列號參數，使其產生不同的訂單序列號，這樣就可以清楚地區分不同單位使用相同的庫存交易類型所產生的訂單。
認識到基礎數據對各自子系統的支持作用及必須滿足系統集成性的要求之后，我們就可以根據此來收集基礎數據了。當然不同的ERP軟件在系統結構和功能上會有所不同，收集數據必須同時依據所選用的軟件來進行，因此采用此方法收集基礎數據要求對ERP及對所選用的ERP軟件都要有所了解。
在收集數據的過程中。我們不僅要考慮數據對子系統的支持，還要考慮到與其他子系統的集成。拿供應商資料收集來說，我們要注意以下一些細節，以保證整個系統集成性的要求。
（1）供應商信息需要財務部門和采購部門進行核對，保證一致性。
（2）供應商名稱為供應商的法定名稱，不能只寫縮寫。
（3）供應商編號，需要確定編碼規則。
（4）供應商地點名稱要確定命名規則。
（5）供應商銀行帳戶和帳戶編號，當付款時，用戶可以比較方便地看到帳戶信息。
為了保證數據的準確性，必須把這幾條注意點放進數據收集表的說明部分。
二、基礎數據必須能最大程度地反應企業的現狀
以上只是提供了收集基礎數據的一個角度，為了使思路更加清晰，收集時更加方便快捷，也為了可以互相補充以避免有所遺漏，有必要研究從其他角度來進行基礎數據的收集。
通過仔細的研究，我們發現為了支持系統的運行，這些基礎數據必須能夠最大程度地反應出企業的現狀（或經流程重組后企業將來出現的狀況），具體的說，這些數據給出了企業內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性，給出了企業的外部資源，給出了企業工作流程運轉和變化的臨界條件，給出了企業的標準加工數據和產品結構信息。
有了這些基礎數據，將能夠反應出企業擁有資源的現狀，生產能力現狀以及工作流程現狀。我們可以據此來收集基礎數據。
（1）收集企業內部所擁有的各種資源以及物料及其屬性數據。
（2）收集企業的外部資源數據。
（3）收集企業工作流程運轉和變化的臨界條件數據。
（4）收集企業標準加工數據和產品結構信息數據。
三、結束語
認識到基礎數據收集在實施ERP項目中的地位和作用的同時，更要注重研究基礎數據收集的具體方法，并且按照數據準備的原則和要求將所需數據收集準確完整，才能保證ERP項目的順利實施。
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